Negotias personvernerklæring

Behandlingsansvarlig

Generalsekretær Tore Hansen er på vegne av Negotia ansvarlig for organisasjonens behandling av personopplysninger. Negotia har også oppnevnt personvernombud.

Personopplysninger tilknyttet medlemskap i Negotia

Negotia behandler personopplysninger i forbindelse med opprettelse og administrering av medlemskap.

Behandlingsgrunnlag

Behandlingen av medlemmers personopplysninger foretas for å opprette, følge opp og administrere den enkeltes medlemskap og bruk av medlemsfordeler.

Negotia behandler opplysninger om medlemmer i denne forbindelsen med hjemmel (behandlingsgrunnlag) i personopplysningslovens art 6 (1) b og 9 (2) d.

Hvilke opplysninger behandles?

Negotia behandler følgende medlemsinformasjon:

• Personalia (herunder navn, adresse, e-post, telefon, fødselsnummer og kjønn)
• Kontingent
• Arbeidssted og eventuelle tillitsverv
• Stillingsprosent
• Endringer i arbeidsforhold (herunder dagpenger, permisjon og pensjon)
• Helseopplysninger (herunder vedtak om arbeidsavklaringspenger og uførhet)
• Deltakelse på kurs og medlemsarrangementer
• Tildeling av stipend
• Opplysninger i forbindelse med konflikthåndtering (herunder streik)
• Loggføring av dato for utsendelse av elektronisk medlemsoppfølging (herunder bekreftelse på innmelding/utmelding, utsendelse av nyhetsbrev og e-poster med diverse medlemsinformasjon)
• Utmeldingsårsak

Negotia sender og mottar videre kontingentfiler og e-poster fra arbeidsgiver/lønningskontorer med personopplysninger og trekkbeløp.

Behandling av personopplysninger

Negotia behandler medlemmenes personopplysninger for å kunne oppfylle avtalen om medlemskap med sine medlemmer. Formålet med behandlingen er å oppfylle forpliktelser slik de kommer frem av medlemsvilkårene, for eksempel ved oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår, informasjon om medlemstilbud, saksbehandling og bistand til medlemmer både individuelt og kollektivt.

Negotia behandler ikke personopplysninger uten gyldig behandlingsgrunnlag: avtale om medlemskap, lov, legitim interesse eller det enkelte medlems samtykke.

Negotia utleverer ikke personopplysninger til tredjeparter uten et gyldig overføringsgrunnlag (databehandleravtale).

Informasjon om medlemskapet videreformidles til medlemmets arbeidsgiver for å foreta kontingenttrekk, slik det er beskrevet i medlemsavtalen. Medlemmer har anledning til å reservere seg fra dette.

Informasjon om medlemskapet oversendes medlemmets arbeidsgiver ved plassoppsigelse i forbindelse med streik.

Oversikt over medlemmer overføres (etter samtykke fra den enkelte) videre til våre samarbeidspartnere for å gi tilgang til medlemsfordeler i henhold til databehandleravtale. Hvis medlemmet ikke har gitt samtykke til annet, skal våre samarbeidspartnere kun benytte medlemslistene til å verifisere medlemskap i forbindelse med bruk av medlemsfordeler. Medlemslister sendes ikke elektronisk med mindre det er tilstrekkelig sikkerhet gjennom kryptering.

For å utvikle Negotia til det beste for våre medlemmer, utføres medlemsundersøkelser. Deltakelse i slike undersøkelser er frivillig og anonymt. Der Negotia benytter ekstern samarbeidspartner i denne forbindelsen, inngås databehandleravtale.

Tilgang til medlemsregisteret

Alle ansatte i administrasjonen skal bistå våre medlemmer, og er avhengig av tilgang til medlemsregisteret. Alle ansatte undertegner en taushetserklæring ved tiltredelse.

Tillitsvalgte har også tilgang på opplysninger i Negotias medlemsregister. Denne tilgangen er begrenset til hvilken rolle den tillitsvalgte har. For eksempel vil en tillitsvalgt i en bedriftsgruppe/klubb kun ha tilgang til nødvendige opplysninger om medlemmene vedkommende er tillitsvalgt for. De tillitsvalgte som har denne tilgangen, er underlagt taushetsplikt.

Retting av opplysninger

Alle medlemmer har tilgang til «Min side» på negotia.no. Min side er beskyttet med Bank ID. På Min side kan medlemmet selv endre personopplysninger og administrere samtykker.

Forespørsel om endring eller supplering av opplysninger kan også rettes til medlemsregisteret som verifiserer korrekthet av forespurte endringer av opplysninger, og foretar endring. Negotias personvernombud kan også alltid kontaktes.

Medlemskommunikasjon og markedsføring

Nyhetsbrev, SMS og Negotia Magasin er Negotias kanaler for å spre informasjon til medlemmene. Her får medlemmene relevant og viktig informasjon tilknyttet medlemskapet, herunder informasjon om forhandlinger av lønn, våre tariffavtaler og medlemsfordeler.

Negotia benytter et verktøy for massekommunikasjon til produksjon, distribusjon, analyse og evaluering av utsendelser på e-post og SMS til grupper og mottakere. Løsningen er integrert i vårt medlemssystem med det formålet at opplysningene som benyttes til enhver tid er oppdatert, for å sikre mottakere relevant informasjon. Denne typen kommunikasjon sendes til den e-postadressen du oppga ved innmelding eller i senere tid har oppdatert på Min side.    

Nyhetsbrev sendes som en del av informasjonen du mottar i ditt medlemskap og anses nødvendig å formidle, i lys av Negotias hovedformål og virksomhet som fagforening. Videre sender vi ut på e-post invitasjoner til webinarer og arrangementer fra Negotia sentralt og for våre lokalavdelinger. SMS benyttes i hovedsak ved kommunikasjon i forbindelse med kontingentkrav, streik, eller saker der det er viktig med direkte informasjon til medlemmene. Du kan selv melde deg av nyhetsbrevet eller administrere samtykker og preferanser på Min side.

Negotia Magasin er Negotias medlemsblad som kommer ut hvert kvartal, og sendes per post til alle medlemmer med mindre de har reservert seg fra dette på Min side. For å kunne gi medlemmene denne medlemsfordelen deles personopplysninger med vår distributør i henhold til databehandleravtale.

Medlemmer med tillitsverv vil motta obligatorisk informasjon knyttet til deres oppgaver som tillitsvalgte, herunder i tilknytning til tarifforhandlinger, medbestemmelse og tillitsvalgtopplæring.

Er du medlem av Negotia og deltaker på våre kurs eller arrangementer, vil vi bruke kontaktopplysningene til å sende deg påminnelser om deltakelsen på sms og/eller e-post. Det samme gjelder om kurset/arrangementet avlyses, eller det skjer andre vesentlige endringer.

På negotia.no har medlemmer tilgang til vår Chatbot-tjeneste «Nora» til informasjonssøk og enkel dialog. Opplysninger som samles inn i forbindelse med bruk av chatboten er anonymt, og brukes kun til å forbedre og videreutvikle tjenesten, samt føre enkel statistikk over de mest brukte søkene.

Sletterutiner

Medlemsopplysninger skal slettes når det ikke lenger er saklig behov for å oppbevare dem. Personopplysninger relatert til medlemsforholdet skal være oppdaterte og korrekte. Medlemsregisteret oppdateres jevnlig. Medlemsopplysninger slettes 5 år etter utmelding. Dette for å ivareta våre forpliktelser etter bokføringsloven § 13 på en hensiktsmessig måte. Ved utestående kontingent har vi grunnlag for fortsatt oppbevaring inntil utestående er betalt.

Vedtak om endringer i arbeidsforhold (herunder dagpenger, permisjon og pensjon) og helseopplysninger (herunder vedtak om sykemelding, arbeidsavklaringspenger og uførhet) slettes umiddelbart etter mottakelse. Opplysningene er nødvendig for Negotia for å sikre riktig kontingent/fritak fra kontingent.

Juridisk saksbehandling

Behandling av medlemmers personopplysninger foretas i forbindelse med juridisk saksbehandling. En viktig medlemsfordel i Negotia er rådgivning og juridisk bistand i arbeidsrelaterte saker. Et medlem som tar kontakt, får individuell rådgivning og juridisk bistand fra advokat/advokatfullmektig/rådgiver i Negotias arbeidslivsavdeling. Tillitsvalgte og medlemmer får videre kollektiv rettslig bistand fra de samme ansatte i Negotias arbeidslivsavdeling. 

Negotia behandler i denne forbindelsen opplysninger om medlemmer med hjemmel (behandlingsgrunnlag) i art 6 (1) bokstav b, art 9 (1) bokstav b og art 9 (2) d. 

Ved behov for bistand tar medlemmene kontakt og melder inn sak på Min side.

Vårt saksbehandlersystem fungerer som en elektronisk saksmappe ved juridisk oppfølging, der relevant og nødvendig skriftlig korrespondanse i saken lagres. Saksdokumentene slettes som hovedregel ti år etter endt saksbehandling. Tilsier oppdragets karakter eller dokumentenes innhold at dokumentene bør oppbevares i mer enn ti år, vil de oppbevares så lenge det er nødvendig. Eventuelle fysiske saksmapper oppbevares i låst skap, og saksmappen makuleres etter endt saksbehandling. 

Når vi gir våre medlemmer rådgivning og juridisk bistand behandles også personopplysninger om personer/parter i relasjon til saken. Denne behandlingen er unntatt informasjonsplikten på bakgrunn av taushetsplikten.

Analyse, utvikling og cookies

Vi behandler personopplysninger for å forstå behovene til våre medlemmer og andre interessenter. Videre for å kunne forbedre og videreutvikle våre tjenester, vår service til medlemmene og vår medlemskommunikasjon. 

Slik utvikling og analyse gjøres hovedsakelig gjennom at personopplysninger blir anonymisert, og benyttes på aggregert nivå. Les mer om bruk av informasjonskapsler.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som for tiden driftes av leverandøren Dekode. Det er kun Negotia og Dekode (med underleverandør) som har tilgang til opplysningene som samles inn. En egen databehandleravtale mellom Negotia og Dekode regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.

Sikkerhet

Det er viktig for Negotia å beskytte dine personopplysninger. 

Alle personopplysninger du oppgir til oss lagres på sikre servere. Vi benytter i samarbeid med våre IKT-partnere og databehandlere hensiktsmessige tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å beskytte mot tap, misbruk, uautorisert tilgang, endring, offentliggjøring eller ødeleggelse av dine personopplysninger. 

Negotias sikkerhetsledelse består av generalsekretær, leder for markeds- og kommunikasjonsavdelingen og personvernombudet. Hvem som til enhver tid innehar disse rollene finner du på våre nettsider.

Krav om innsyn

Medlemmer har krav på innsyn i de personopplysningene som er registrert om dem selv. Uriktige opplysninger skal korrigeres, og opplysningene skal slettes når det ikke er behov for dem.  Ved spørsmål eller uenighet om hvordan personopplysninger behandles, kan personvernombudet (lenke) alltid kontaktes.

Medlemmer har rett til å klage til Datatilsynet på vår behandling av personopplysninger:

Datatilsynet: e-post: postkasse@datatilsynet.no / telefon: 22 39 69 00