Fleksitidsavtaler

Har dere fleksitid eller ønsker dere å få fleksitid i bedriften? Denne artikkelen gir deg som er tillitsvalgt tips og råd om utforming av slike avtaler på arbeidsplassen. Vi tar for oss både innføring av fleksitid fra grunnen av og reforhandling av en allerede eksisterende ordning.

Hva kjennetegner en fleksitidsordning?

Det kan inngås avtaler om fleksibel arbeidstid (fleksitid) ved hele bedriften eller i deler av den, alt etter hvilket arbeid som skal utføres og om det passer med fleksitid på de enkelte avdelinger. 

Fleksibel arbeidstid betyr at arbeidstakeren selv kan velge å arbeide lengre dager og uker i perioder mot kortere dager og uker senere. Den gjennomsnittlige ukentlige arbeidstiden vil normalt være 37,5 timer for vanlig dagarbeid, med mindre annet følger av tariffavtale, særavtale eller arbeidskontrakten. 

Såkalte fleksitidsavtaler kjennetegnes ved at det er en kjernetid hvor alle arbeidstakere som omfattes av ordningen må være til stede. Videre er det en ytre arbeidstidsgrense som angir tidspunktet for når den ansatte kan velge å starte og avslutte arbeidsdagen. Innenfor disse rammene i fleksitidsavtalen bestemmer man selv hvor lenge man vil arbeide den enkelte dag.

En fordel med fleksitidsordning er at den nettopp gir mer fleksibilitet til deg som arbeidstaker. Ulempen er at ordningen kan medføre skjult overtid. Eksempelvis at arbeidstakeren «stempler ut» på fleksitid når det i realiteten er arbeidet overtid. Det kan altså oppstå situasjoner der timene skulle vært registrert og betalt som overtid, selv om de ikke blir det. Her er det viktig at du som er tillitsvalgt påser at medlemmene fører overtid når det faktisk er overtid.

Hvordan gå frem for å få en avtale om fleksitid?

En avtale om fleksitid mellom tillitsvalgte og ledelsen vil være en særavtale. Når du som tillitsvalgt skal være med å innføre eller reforhandle fleksitidsavtale, kan du etter hovedavtalen kreve et møte med bedriften der dere diskuterer saken. Se eksempelvis Hovedavtalen YS-NHO § 2-3 om forhandlinger.

Krav om skriftlig avtale ved fleksitidsordninger

Hvis det skal opprettes fleksitidsavtale ved bedriften, må bedriften inngå en skriftlig avtale med tillitsvalgte eller den enkelte arbeidstaker etter arbeidsmiljøloven § 10-5. 

Det er en fordel for arbeidsgiver å inngå avtale med tillitsvalgte, da tillitsvalgte kan avtale på vegne av alle sine medlemmer. Grensene for ordinær arbeidstid per dag og per uke, er videre ved avtale med tillitsvalgte enn ved avtale med den enkelte arbeidstaker. Dette betyr i praksis at arbeidsgiver ofte er helt avhengig av å avtale fleksitid med tillitsvalgte. Dette gir deg som tillitsvalgt en god forhandlingsposisjon. At det kreves en skriftlig avtale innebærer at partene er likeverdige i forhandlingene, og at arbeidsgiver er avhengig av deg som tillitsvalgt for å kunne innføre fleksitid på en forsvarlig måte. Arbeidsgiver kan med andre ord ikke ensidig innføre en slik ordning i kraft av arbeidsgivers styrings­rett.

For å kunne inngå avtale med tillitsvalgte må bedriften være omfattet av tariffavtale. Hvis dere ikke har tariffavtale, kan dere kontakte Negotia som kan kreve tariffavtale for dere. For at fleksitidsavtalen skal gjelde alle arbeidstakere i bedriften må et flertall være omfattet av tariffavtale. Bruk dette som argument for å verve flere medlemmer!

En fleksitidsavtale ved en bedrift er en type gjennomsnittsberegning og forutsetter skriftlig avtale med tillitsvalgte eller avtale med den enkelte arbeidstaker. 

Selve fleksitidsavtalen må inneholde grenser for ordinær/alminnelig arbeidstid per dag, per uke og i gjennomsnitt over året. Tillitsvalgte kan avtale:

• Inntil 12,5 timer ordinær arbeidstid innenfor 24 timer (per dag)
• Inntil 48 timer ordinær arbeidstid i løpet av 7 dager (per uke). De 48 timene per uke kan gjennomsnittsberegnes over 8 uker, men det kan ikke arbeides mer enn 54 timer i en enkelt uke.
• I gjennomsnitt over året skal den ukentlige arbeidstiden være 37,5 timer for dere som arbeider på dagtid.
• Ved inngåelse av avtale som innebærer at den alminnelige arbeidstiden overstiger 10 timer i løpet av 24 timer, skal det etter loven legges særlig vekt på hensynet til arbeidstakernes helse og velferd.

Selv om det er mulig å avtale opptil 12,5 timer ordinær arbeidstid per dag, betyr ikke det at man må avtale dette. Man kan godt bli enig med arbeidsgiver om lavere grenser, for eksempel opptil 10 eller 11 timer ordinær arbeidstid per dag som maksimum. Her bør du som tillitsvalgt ta et medlemsmøte og høre hva medlemmene mener, før du inngår en avtale om fleksitid.

Stryking av timer i fleksitidssaldo

Negotia erfarer at det i mange fleksitidsavtaler er avtalt å stryke timer i en eller annen form fra fleksitidsregnskapet. 

Etter arbeidstidskapittelet i arbeidsmiljøloven er det ikke adgang til å avtale at det skal strykes timer fra fleksitidsregnskapet, som for eksempel at alle plusstimer utover 30 timer per kvartal strykes. Et fleksitidssystem skal angi den totale arbeidstidsbelastningen en arbeidstaker har. Dersom det strykes timer, vil ikke arbeidsgiver og tillitsvalgte kunne ha oversikt over arbeidstidsbelastningen til den enkelte, noe som vil kunne gå utover arbeidstakernes helse på sikt.

Overtid

Ved fleksitidsordninger blir det overtid først når det arbeides utover for eksempel 10 eller 12,5 timer per dag, alt etter hva som er avtalt som ordinær arbeidstid i ordningen. Hvis arbeidstakeren blir pålagt overtid eller arbeidsgiver samtykker til det skal det beregnes og utbetales overtid allerede etter 7,5 timer per dag hvis du har tariffavtale. 

Overtidsarbeid er kun tillatt når det er et særlig og tidsavgrenset behov for det. 

Som organisert i en bedrift med tariffavtale er overtidstilleggene på 50 eller 100 prosent, alt etter når det arbeides overtid. (Se for eksempel funksjonæravtalen mellom Negotia/YS og NHO, § 7.2.1.). Dersom du er usikker på om Negotia har tariffavtale på din bedrift kan du kontakte oss. 

Dersom det ikke er tariffavtale på bedriften plikter arbeidsgiver å utbetale et overtidstillegg på minimum 40 prosent – jf. arbeidsmiljøloven §10-6 (11). Bedre satser kan avtales i særavtale, personalhåndbok eller arbeids­avtale. 

Det kan også avtales at overtidstimene avspaseres, men da skal overtidstillegget på 40, 50 eller 100 prosent alltid utbetales. Med andre ord må overtidstillegget utbetales, mens selve overtidstimene kan avspaseres time mot time.

Føring av arbeidstid

Arbeidsgiver plikter å føre oversikt over hvor mye den enkelte arbeider, se arbeidsmiljølovens § 10-7. Ved fleksitidsordninger vil bedriften ofte etablere en form for tidsregistrering hvor arbeidstakeren «stempler» inn og ut. Det vanligste nå er at dette skjer via den enkeltes pc. Det finnes ulike systemer for tidsregistrering, og man bør finne det som passer best og er mest praktisk i det aktuelle tilfellet. Det er viktig for tillitsvalgte å påse at rammene for ordinær arbeidstid (per dag, per uke og i gjennomsnitt) som er avtalt i fleksitidsavtalen, legges inn i tidsregistreringssystemet slik at beregning av overtiden blir korrekt.

Tips ved forhandling/reforhandling av fleksitidsavtaler

Før du går inn i forhandlinger om eller reforhandling av fleksitidsavtale, bør du som tillitsvalgt sjekke om eventuell eksisterende fleksitidsavtale er innenfor lovens rammer og krav. Et eksempel på brudd kan være at det er avtalt å kunne stryke timer etter en viss avregningsperiode. Denne delen av fleksitidsavtalen vil i utgangspunktet være ulovlig da den strider mot arbeidsmiljølovens system, og du kan kreve den fjernet. 

For å få en best mulig fleksitidsavtale er det greit å tenke over følgende:

• Jo kortere kjernetid, jo større blir den enkelte arbeidstakers fleksibilitet.
• Jo videre ytre rammer, jo større fleksibilitet.
• Jo snevrere ytre rammer, jo mer overtidsbetaling
• Det er ikke adgang til å stryke timer fra fleksitidsregnskapet.
• Arbeidsgiver plikter å legge til rette for at arbeidstaker kan avspasere plusstimene som er opparbeidet – underveis, i løpet av året eller senere.
• Gjennomsnittsberegningsperioden av ukentlig arbeidstid kan være opptil et år.

Vi kjemper for dine rettigheter i arbeidslivet.