Overvåking på jobben – lovlig eller ikke?

Kontrolltiltak og overvåking på arbeidsplassen kan være både lovlig og nødvendig. Men det skal være saklig begrunnet i virksomhetens forhold.

Å innføre kontrolltiltak er i utgangspunktet en del av arbeidsgivers styringsrett. Styringsretten er imidlertid begrenset av innholdet i individuelle arbeidsavtaler, tariffavtaler og lover og forskrifter.

Det må gjøres en vurdering av begrunnelsen arbeidsgiver har gitt for innføring av kontrolltiltaket, og gevinsten for arbeidsgiver må veies opp mot belastingen arbeidstakerne opplever som følge av tiltaket.

Hvorfor kontrolltiltak?

Det kan være gode grunner til å iverksette et kontrolltiltak. Arbeidsgiver ønsker for eksempel dypere innsikt i hverdagen på arbeidsplassen, slik at arbeidet kan organiseres på mer effektive måter. For å lede virksomheten er arbeidsgiver avhengig av å kunne utøve kontroll, og å kunne ta avgjørelser basert på korrekt informasjon. Det er likevel ikke fritt frem for arbeidsgiver å igangsette alle tenkelige kontrolltiltak. Det skal være en holdbar begrunnelse for det. Innsamlet informasjon kan misbrukes, og det vil også alltid være en  fare for at det kan komme på avveie. Ingen virksomheter er helt trygge mot hacking, datatyveri eller menneskelig svikt. Dersom informasjon først har kommet på avveie vil den kunne kopieres og spres i det uendelige via internett. Det er derfor en god regel å begrense informasjonen som innsamles til det som er nødvendig.

Hva er lovlig?

Å innføre kontrolltiltak er i utgangspunktet en del av arbeidsgivers styringsrett – som omfatter retten til å lede, fordele, organisere og kontrollere arbeidet. Styringsretten er imidlertid begrenset av innholdet i individuelle arbeidsavtaler, tariffavtaler og lover og forskrifter.

Når man skal gå frem for å undersøke om et kontrolltiltak er innenfor regelverket eller ikke, er det viktig å sortere spørsmålene under to hovedproblemstillinger:

1. Har arbeidsgiver adgang til å  iverksette tiltaket?
2. Har arbeidsgiver adgang til å behandle informasjonen som samles inn gjennom tiltaket?

Spørsmål knyttet til den siste problemstillingen reguleres av personopplysningsloven og personopplysningsforskriften. Disse gjør begrensninger i adgangen til å samle inn og behandle opplysninger som kan knyttes til enkeltpersoner.

Innsyn i e-post

Et eksempel på et praktisk forhold man kan få spørsmål om som tillitsvalgt, er hvilken adgang arbeidsgiver har til å gjøre innsyn i de ansattes e-post. Dette er regulert gjennom personopplysningsforskriften kapittel 9. Det følger av kapittelet at arbeidsgiver kan gjøre innsyn i ansattes e-postkasser, men bare dersom:

a) det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten.

b) ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet, eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.

Det er verdt å merke seg at arbeidsgiver ikke kan fastsette en instruks, eller inngå avtale om innsyn i e-postkassen til de ansatte, som utvider adgangen til innsyn. Det følger av § 9-5 i forskriften at reglene er ufravikelige til fordel for arbeidstaker. Med andre ord kan mindre innsyn avtales, men ikke mer.

Må være saklig grunn

Selv om arbeidsgiver i utgangspunktet har rettslig adgang til å samle inn og behandle de aktuelle personopplysningene, betyr ikke det at kontrolltiltaket automatisk er lovlig å innføre. Dette tar oss tilbake den første hovedproblemstillingen, om arbeidsgiver har adgang til å iverksette kontrolltiltaket.

Det følger av lovens § 9 at arbeidsgiver bare kan iverksette kontrolltiltak når det har saklig grunn i virksomhetens forhold og det ikke innebærer en uforholdsmessig belastning for arbeidstakeren.

Det må gjøres en vurdering av begrunnelsen arbeidsgiver har gitt for innføring av tiltaket, og gevinsten for arbeidsgiver må veies opp mot belastingen arbeidstakerne opplever som følge av tiltaket.

Etter arbeidsmiljøloven og Negotias tariffavtaler plikter arbeidsgiver så tidlig som mulig å drøfte behovet for – og gjennomføringen av – kontrolltiltak i virksomheten med arbeidstakernes tillitsvalgte.

Det kan være fornuftig at tillitsvalgte holder en løpende oversikt over alle de ulike kontrolltiltak som finnes i virksomheten, og oppfordre til innspill fra medlemmene om hvordan disse oppleves for den enkelte.

Dersom et nytt, foreslått kontrolltiltak vil gjøre totalbelastningen for høy, kan tiltaket være i strid med bestemmelsene i arbeidsmiljøloven og tariffavtalene.